Sedintele sunt toxice si nu rezolva mare lucru
Posted by mneagu on noiembrie 25, 2010
Filed Under Muncă | 8 Comments
Cumva stiam asta de mult, sau o simteam mai degraba, dar acum chiar am gasit un om care a articulat foarte bine ceea ce eu gandeam dar nu puneam in cuvinte.
Managerii si sedintele sunt cele mai toxice chestii intr-un birou.
Cateva din argumente au fost atit de aproape de sufletul meu incat nu pot sa nu le scriu. Pentru restul va trebui sa urmariti filmul (are doar 15 minute):
- O sedinta de o ora nu e de fapt o ora. E o ora inmultit cu cati oameni sunt in sedinta. Deci pierzi 10 ore de munca pentru o sedinta de 10 oameni
- Cele mai multe din sedinte contin prea multi oameni pentru scopul asumat. (De fapt cred ca e o chestie de titulatura aici. Daca chemi doar un om in sedinta si sunteti doi in total nu poti sa ii spui sedinta, ii spui “one on one” sau ceva. Deci nu se poate lua o decizie “serioasa” daca nu se cheama sedinta. Si atunci chemi 4 oameni, din care 3 vin de fapt degeaba, ca au doar tangential interesul sa fie acolo. Dar vin pentru ca s-au obisnuit sa vina)
- Un mare procent din sedinte sunt absolut inutile (Din experienta proprie am ajuns sa urasc Status meetings. Si pur si simplu nu ma mai duc. Ideea de a pune 30 de oameni de pe 3 continente sa se intalneasca online sau la telefon ca sa spuna fiecare cum i-a mers saptamana mi se pare groaznica. E suficient un mail/power point/pdf/porumbel calator/whatever care sa puna pe bullets tot ce s-a intamplat. Nu e nevoie sa pierdem toti ora aia)
- Din cauza software-ului folosit tindem sa pune sedintele pe durate de 15-30-45-60 min chiar daca subiectul nu acopera durata. (Eu rar am vazut sedinte de 15 minute. Iarasi, cred ca e din cauza ca ar parea neserioasa sedinta daca e prea mica. Si am avut sedinte de o ora in care terminam subiectul in 10 minute si dupa aia ne povesteam vacantele. Doar pentru ca aveam o ora alocata in calendar pentru asta.)
Partea de manageri e si mai interesanta. Omul spune ca managerii sunt toxici pentru ca vor tot timpul sedinte. Dar eu cred ca managerii sunt intoxicati de fapt. Traiesc numai din sedinta in sedinta, asa ca pentru ei a devenit un stil de viata. Nu mai luam decizii, facem sedinte. Am vazut calendar de manager in care absolut fiecare minut din zi era plin cu sedinte. Nu avea timp pentru baie, nu avea timp pentru ceai, avea sedinta inclusiv la masa de pranz, la restaurant, sa discute ceva. Cand mai muncea de fapt nu am aflat niciodata.
Si cand aduni cele doua chestii toxice ajungi la doua rezultate si mai toxice:
- Sedinta in care managerul-dictator te cheama ca sa anunte ce decizie a luat (si pierzi o ora din viata stand leguma si ascultandul pe Fidel Castro)
SAU
- Managerul-leguma care nu mai poate lua o decizie decat in sedinta organizata si cu suportul moral si acordul tacit a cat mai multi oameni. Care sa fie martori in cazul ca ceva merge rau.
Nu spun ca astea sunt singurele variante existente. Sunt si multi manageri buni si multe sedinte necesare, si multe nuante de gri intre alb si negru. Dar parca prea mult din timpul nostru e pierdut uitandu-ne la o proiectie pe un perete alb, cu gandul de fapt la multe alte lucruri.
Si filmuletul care a inspirat vocaliza:
Magda
Comments
8 Responses to “Sedintele sunt toxice si nu rezolva mare lucru”
Leave a Reply
-
Cautare
-
Feeds
-
Categorii
-
Evenimente
-
Cele mai dezbătute articole
-
Arhivă
- mai 2012
- aprilie 2012
- martie 2012
- februarie 2012
- ianuarie 2012
- noiembrie 2011
- octombrie 2011
- septembrie 2011
- iulie 2011
- iunie 2011
- mai 2011
- aprilie 2011
- martie 2011
- ianuarie 2011
- decembrie 2010
- noiembrie 2010
- octombrie 2010
- septembrie 2010
- august 2010
- iulie 2010
- iunie 2010
- mai 2010
- aprilie 2010
- martie 2010
- februarie 2010
- ianuarie 2010
- decembrie 2009
- noiembrie 2009
- octombrie 2009
- septembrie 2009
- august 2009
- iulie 2009
- iunie 2009
- mai 2009
- aprilie 2009
- martie 2009
- februarie 2009
- ianuarie 2009
- decembrie 2008
- noiembrie 2008
- octombrie 2008
- septembrie 2008
- august 2008
- iulie 2008
- iunie 2008
- mai 2008
- aprilie 2008
- martie 2008
- februarie 2008
- ianuarie 2008
- decembrie 2007
- noiembrie 2007
- octombrie 2007
- septembrie 2007
- august 2007
- iulie 2007
- iunie 2007
- mai 2007
Am un status meeting impreuna cu colegii din USA si mi se pare ca merge bine..cand lucrezi impreuna la ceva e destul de greu sa te sincronizezi doar pe mail. Ca si durata stam intre 10-20 minute..cand sunt probleme tehnice maxim 45 minute.
Conditiile de succes in cazul meu sunt o echipa mica (5 oameni) si foarte putin formala. De asemenea, gradul de micro-management foarte mic.
Am lucrat si in echipe in care am constatat multe din ce zici tu mai sus. Dar n-am chef sa rascolesc acum printre lucruri
De fapt, cred ca mai corect ar fi “Daca sedintele sunt cele mai toxice chestii din biroul tau, you’re doing them wrong”. “Daca managerii sunt cele mai toxice chestii din biroul tau… management- you’re doing it wrong”.
Am vazut filmuletul, am rezistat cu greu pana la final in speranta ca poate-poate in 15 minute aud un argument solid – nu s-a intamplat.
Sa o luam pas cu pas.
Sedintele ar trebui sa aiba 2 scopuri : fie informare generala importanta – daca nu e importanta, se poate face si pe email. Dar daca se doreste ca toata lumea chiar sa acorde timp pentru a fi informata si sa nu fie doar alt email pierdut pentru ca era prea lung, aveau ceva de facut, a mancat catelul tema etc., o sedinta rezolva comunicarea mai eficient.Ramanand in ideea ca se discuta ceva cu adevarat important, atunci timpul petrecut in sedinta nu e timp pierdut; timpul cu adevarat pierdut ar fi cel petrecut explicandu-i fiecarei persoane neinformate o decizie de care trebuia tinut cont sau corectand vreo actiune luata de cineva neinformat care si-a imaginat ca lucrurile stau altfel.
Al doilea scop ar fi luarea deciziilor rapid. Cand intr-un proiect, intr-o problema, in orice exista mai mult de 2 factori de decizie sau care contribuie la luarea unei decizii, emailul deja nu mai e eficient. Pentru luarea deciziilor in general, participantii ar trebui sa fie cei care chiar iau deciziile (plus eventual un facilitator). Ceilalti vor fi informati.
Sedintele organizate eficient (si sunt zeci de cursuri de comunicare, best meeting practices samd) au un scop si un obiectiv clar : “Azi ne-am intalnit fiindca [insert reason]. La finalul sedintei ar trebui ca [insert objective]“. Daca sedinta nu are scop si obiectiv, e degeaba.
In principal, designerii si persoanele creative nu prea participa la sedinte (din experienta mea) decat in cazul in care se ocupa si de comunicarea cu cel care e client (caz in care sedintele au obiectivul de a primi feedback pe munca facuta sau de a clarifica cerinte – ambele lucruri utile de altfel si nu pierderi de vreme) . Exceptia aici sunt sedintele de status – care sunt utile in general celui care le organizeaza si are nevoie sa vada imaginea de ansamblu , eventual au un oarecare rol de team building; de acord ca multe statusuri sunt la fel de bune si pe email. Din experienta mea, ce te intrerupe cu adevarat din munca nu sunt sedintele – sedintele sunt programate, stii in ce interval orar au loc, poti sa iti planifici ziua in jurul lor ci diferitele discutii ad-hoc (cu un scop mai mult sau mai putin definit, interactiunea cu diversi care au dileme etc).
Referitor la durata, argumentele sunt puerile. Eu am si vazut si tinut sedinte de 15 minute. Daca nu suna bine sa le zici sedinte, se pot numi quick chats, quick follow-ups etc. Daca sedinta a fost programata pentru o ora si s-a epuizat subiectul in 10 minute, nu exista obligatia sa iti povestesti vacanta cu pretextul ca ai o ora alocata. Asta e doar o scuza. Oamenii ocupati cu adevarat si care au sedinte cu un scop anume se ridica, se scuza daca e cazul si revin la activitatea lor in cele 50 de minute castigate.
Daca cineva considera ca nu are ce cauta intr-o sedinta pentru ca nu are nevoie nici sa fie informat, nici nu participa la luarea unei decizii? Decline cu argumente (eventual cere sa fie inclus in meeting notes pentru a fi la curent cu ce s-a intamplat in sedinta).
Mai pe scurt – 90% din sedintele la care particip sunt utile. Cand organizez o sedinta, o fac doar cand e cu adevarat necesar si limitez participantii si durata pe cat posibil (cat sa acopere subiectul si sa atingem obiectivul) – e o regula de bun simt. Mi se pare normal sa fie asa in general:)
@ Monica – Ce spui tu suna foarte bine. Dar normalitatea si cu realitatea nu se intalnesc intotdeauna. Depinde foarte mult de echipa, chiar si in interiorul aceleiasi firme.
Exista vreo firma in Romania unde se aplica “no talk thursday”?
Nu cred. Oricum aia cu no-talk mi se pare cam extrema. Noi am incercat o perioada “no meetings friday”, si a functionat chiar bine. Dar intre timp au zis oamenii ca nu mai au timp de toate sedintele doar in 4 zile, asa ca s-a pierdut pe drum chestia aia.
A mai scris și Chinezu pe subiectul ăsta:
http://chinezu.eu/2010/11/23/despre-sedinte/
Un principiu foarte solid, pe care l-am învățat și eu de la alții mai mari:
Dacă nu știi foarte clar ce vrei să obții la finalul unei ședințe, nu intra în ea. (sună un pic machiavelic, dar e foarte pragmatic și util)
Un alt principiu, de fapt “feature” de Outlook: orice invitație la ședință are 3 butoane: Accept, Tentative, Decline. Toate 3 sunt funționale și le puteți folosi cu încredere.
Oricum, cred că în mediul privat, ședințele au o conotație relativ pozitivă. Am întâlnit oameni care lucrează la stat și pentru care ședințele = moartea. Adică acolo se organizau ședințe doar când cineva trebuia tras la răspundere sau șeful vroia să se laude cu ceva.
Deci se poate mai rău.
@Monica, mi-a placut foarte mult comment-ul tau, insa am impresia ca ori nu lucrezi in Romania, ori nu lucrezi la o corporatie. Insa, daca ma insel, un motiv ca programatorii sa mai ramana in Romania ar fi sa aiba un manager care are aceeasi mentalitate ca a ta.
Cat legat de cand de inutile sunt sedintele, acum cateva zile am dat peste http://nickhalstead.com/what-motivates-programmers (la sfarsit este un paragraf despre sedinte).
Pentru mine sedintele sunt utile, te ridica din fata calculatorului, reusesti sa socializezi (ma enerveaza cand cineva care e la 5 pasi de mine sta si imi povesteste pe chat jumatate de ora un bug/feature/etc, in loc sa vina pana la mine sau sa mergem in camera de sedinta si sa imi explice in 5 minute, nu 30) si sa realizezi o perspectiva diferita de cea pe care o ai din citirea email-urilor (mai ales ca multi pana sa dea send la un email il recitesc si il rescriu pentru a nu parea suparator si a avea o tenta malitioasa).
Si legat de linkul pe care l-am adaugat, eu unul m-as simti jignit sa fiu intr-un meeting si sa vad pe altcineva langa mine jucandu-se cu lego, sau uitandu-se pe perete. Mai bine te ridici si pleci.
Spor,
andrei.